A „folyamatelméletek” kifejezés a motivációs elméletek azon csoportjára utal, amelyek nem azt vizsgálják, mivel lehet valakit motiválni (mint a tartalomelméletek, például Maslow vagy Herzberg), hanem azt, hogyan működik a motivációs folyamat a szervezeti környezetben. Ezek az elméletek olyan kérdésekre keresik a választ, mint hogy miért lehet, hogy ugyanaz a cél az egyik munkatársat lelkesíti, a másikat viszont egyáltalán nem, vagy miért értékeljük teljesen eltérően ugyanazokat a jutalmakat és kihívásokat. A folyamatelméletek ugyan nem helyettesítik a tartalomelméletek ismeretét, ám kulcsfontosságú kiegészítést adnak: segítségükkel jobban láthatjuk, hogyan jutunk el a célkitűzéstől az egyéni erőfeszítésig, és hogyan lehet hatékonyabbá tenni a munkavállalók ösztönzését.

Miért nem elég a tartalomelméletek ismerete?

Sok szervezet abból indul ki, hogy ha ismerjük a munkavállalók alapvető igényeit, akkor könnyedén kialakíthatunk egy ideális motivációs rendszert. Ez azonban csak az érem egyik oldala. A tartalomelméletek általában leírják, milyen szükségletekkel (például biztonság, elismerés vagy önmegvalósítás) rendelkezik az ember, de nem térnek ki részletesen arra, milyen pszichológiai folyamatok döntenek arról, hogy valaki mennyire lesz aktív, miként észleli a célok elérésének költségeit és hasznait, és miért reagál másként ugyanarra a helyzetre, mint a kollégája. A folyamatelméletek az egyéni észlelésre, az értékelő mechanizmusokra fókuszálnak, és arra, hogyan hat mindez a tényleges erőfeszítésre és teljesítményre.

Vegyük példaként azt az esetet, hogy a vezetés kitűz egy új értékesítési célt. Ha csak a tartalomelméletekre támaszkodunk, akkor azt mondjuk: „Az embereknek magasabb jutalmat adunk, hogy több pénzt keressenek, így motiváltabbak lesznek.” A folyamatelméletek viszont hozzáteszik: „Nem elég, hogy több pénzt ígérünk; a munkatársaknak hinnie kell abban, hogy a nagyobb erőfeszítés elvezet a magasabb teljesítményhez, és a magasabb teljesítmény tényleg meghozza a bónuszt. Ha ezt az összefüggést nem látják vagy nem hiszik el, akkor elmaradhat a lelkesedés.”

Kulcsfolyamatok: megerősítés, célkitűzés, elvárás és méltányosság

A folyamatelméletek a munkavállalói magatartás mögötti motivációs folyamat különböző elemeit fogják meg. Legismertebb képviselőik:

• Megerősítéselmélet (Skinner): Azt állítja, hogy az egyén viselkedésére, illetve erőfeszítéseinek ismétlésére elsősorban a korábbi viselkedés következményei hatnak. Ha egy bizonyos magatartás (például egy új értékesítési módszer kipróbálása) után pozitív következmény (jutalom, elismerés) jelentkezik, akkor megnő annak az esélye, hogy a személy újra megpróbálkozik vele.
• Célkitűzés-elmélet (Locke és Latham): Kihangsúlyozza a kihívó, de reális célok szerepét. Ha a szervezet és a dolgozó egyértelmű, magas, de elérhető teljesítményszintben állapodik meg, akkor ez erőteljes erőfeszítésre ösztönzi az egyént. Fontos ugyanakkor, hogy a cél ne legyen elérhetetlen, mert ellenkező esetben demotivációs hatást válthat ki.
• Elváráselmélet (Vroom): Két kulcsfontosságú összefüggést hangsúlyoz: 1) a dolgozó elhiszi-e, hogy az erőfeszítés valóban megnöveli a teljesítményt, 2) a dolgozó elhiszi-e, hogy a magasabb teljesítmény tényleg konkrét következményekhez (jutalomhoz, elismeréshez, béremeléshez) vezet. Ha e kettő bármelyike gyengén valósul meg, akkor az erőfeszítésre fordított energia is csökken.
• Méltányosságelmélet (Adams): Ez az elmélet abból indul ki, hogy az emberek belső „mérleget” használnak, és összevetik saját inputjaikat (munkaidő, energia, kreativitás) a kimenetekkel (bérezés, előléptetés, elismerés stb.). Ráadásul nemcsak önmagukon belül, hanem másokhoz viszonyítva is elemzik, hogy az adott ráfordítás-eredmény arány igazságos-e. Ha egy munkatárs úgy érzi, hogy ő több erőfeszítést tesz, de a többiek hasonló szinten vagy jobban keresnek, akkor igazságtalanságot él meg, és ez csökkenti a motivációját.

Miben segítenek a folyamatelméletek?

Ha a vezetői gyakorlatba átültetjük ezeket a modell- és elméleti megállapításokat, lényegesen pontosabban kialakíthatjuk a motivációs rendszert. Például hiába tűzünk ki nagyszerű szervezeti célokat, ha a munkavállalók másképp észlelik a költségeket, a jutalmakat vagy a saját esélyeiket. Egyetlen elmélet sem fedi le a teljes folyamatot, mégis mindegyik hozzáad valamit a motiváció megértéséhez. Íme néhány példa:

„A szervezeti cél világos, a bónuszrendszer működik, mégis úgy tűnik, a kollégák jó része nem tesz meg mindent a sikerért. Az elváráselmélet szerint érdemes rákérdezni: valóban elhiszik, hogy az erőfeszítésükből látható, jutalommal járó teljesítmény lesz? Ha ezt nem látják, hiába a bónusz ígérete.”

A megerősítéselmélet rávilágít, hogy minden pillanat számít: ha a vezető úgy gondolja, hogy a kolléga kitartó munkáját később egyszer talán díjazza, addig viszont nem kap semmilyen visszajelzést, akkor a kolléga motiváltsága valószínűleg idő előtt elapad. Ezzel szemben, ha a viselkedést folyamatosan pozitív megerősítéssel (dicséret, kis jutalom, bizalmi gesztus) kísérjük, a kitartás látványosan megnőhet.

Rövid áttekintés táblázatban

Gyakorlati tippek a folyamatelméletek alkalmazásához

Az alábbiakban néhány olyan lépést mutatunk, amelyekkel a vezetők és HR-szakemberek jobb motivációs kultúrát alakíthatnak ki a folyamatelméletekre támaszkodva:

1. Rendszeres, konkrét visszajelzés: Erősítsd meg a pozitív viselkedést dicsérettel, kisebb jutalmakkal. Ne várj a negyedéves értékelésig; a megerősítéselmélet szerint a közvetlen és gyors visszajelzés kulcsfontosságú.
2. Reális, de kihívó célok: Nem elég kimondani, hogy „legyünk jobbak”. Konkrét, mérhető célokat kell adni (például „növeld az értékesítést 10%-kal”). A cél legyen elég magas, hogy kiemelkedő erőfeszítést igényeljen, de ne legyen elérhetetlen.
3. Transzparens elvárások: Váljon egyértelművé, milyen összefüggés van az erőfeszítés, a teljesítmény és a jutalom között. Az elváráselmélet alapján a munkavállalónak látnia és hinnie kell, hogy a plusz energia valóban magasabb jutalmat hoz.
4. Méltányosság fenntartása: Ne csak a „nagy számok” (forgalom, nyereség) alapján jutalmazz. Ügyelj arra, hogy a ráfordítás-eredmény arány belül is és kívül is méltányosnak tűnjön. Ha valaki ugyanazzal a munkával jóval kevesebbet keres a hasonló pozíciójú kollégákhoz képest, igazságtalannak fogja érezni a helyzetét.
5. Következetesség és átláthatóság: A folyamatelméletek mindegyike kiemeli a munkavállalók szubjektív észlelésének szerepét. A következetes vezetői viselkedés és a szabályok átlátható kommunikációja csökkenti a bizonytalanságot, növeli a bizalmat.

Záró gondolat: a folyamatelméletek szerepe a sikeres motivációs rendszerben

A legjobb motivációs rendszer az, amelyben a munkavállaló érti, miért éri meg nagyobb erőfeszítést tennie, látja, hogy a befektetett munka sikeres teljesítménybe fordulhat, és igazságosnak érzi az eredmények elosztását. Ha ennek a „láncolatnak” bármelyik szemét figyelmen kívül hagyjuk, akkor a szervezet szempontjából kedvezőtlen helyzet alakulhat ki: csökkenő lelkesedés, rejtett elégedetlenség vagy épp kimondott frusztráció formájában.

Fontos tehát, hogy a tartalomelméletekkel (Maslow, Herzberg stb.) párhuzamosan a folyamatelméleteket is bevonjuk a motivációs stratégia kialakításába. Ezáltal érthetővé válik, milyen mentális folyamat révén jutnak el a dolgozók a célkitűzésről a tényleges erőfeszítésig, és mit tehetünk azért, hogy ezt a folyamatot a kívánt irányba tereljük. Ha ügyelünk az elvárások áttekinthetőségére, a méltányosságérzet fenntartására és a megfelelő megerősítésekre, akkor jelentősen megnövelhetjük csapatunk teljesítményét, elkötelezettségét és elégedettségét – ami végső soron a vállalati siker egyik alapköve lesz.

Ha tetszett a cikk, támogasd a blogomat és vedd meg a könyvem.