Gondold végig, mi zajlik egy vállalatnál, amikor megpróbálja elérni a kitűzött eredményeit: ott vannak az egyének személyes motivációi, a szervezeti struktúra adottságai, a csapatok együttműködési mintái és még számos további tényező. Sokszor különválasztjuk a teljesítményt a céloktól, holott a kutatások és a gyakorlat is azt mutatják, hogy a teljesítmény össze van fonódva a célokkal. Ha nincsenek világosan és reálisan megfogalmazva, ha nem illeszkednek megfelelően a szervezeti viselkedési normákhoz és a vállalati kultúrához, akkor hiába vagy kiváló szakember vagy szenvedélyesen elkötelezett, a végeredmény elmarad attól, amit elérhetnél.

Ebben a cikkben bemutatom, miért alapvető, hogy a célok megfelelően legyenek illesztve a szervezeti működésbe. Kitérek a pszichológiai és menedzsment nézőpontokra, valamint röviden felvázolom, hogyan tudod a saját vállalkozásodban, csapatodban vagy projektedben úgy megfogalmazni a célrendszert, hogy az ténylegesen előremutató legyen. A koncepciók közben hivatkozom a szakirodalomra is, így láthatod, milyen tudományos alapokon nyugszik ez a szemlélet.

A célkitűzés pszichológiai megalapozása

A célkitűzés teljesítményre gyakorolt hatását régóta vizsgálja a szervezeti viselkedéstudomány és a pszichológia. Az egyik legismertebb teória Locke és Latham nevéhez köthető, akik „A Theory of Goal Setting and Task Performance” című művükben (Locke és Latham, 1990) részletesen bemutatták, milyen lényegi szerepet játszik a célok minősége és specifikussága. Kutatásaik főbb megállapításai a következők:

• Specifikusság: A konkrét, egyértelműen megfogalmazott célok általában magasabb teljesítményt eredményeznek, mert nem hagynak teret a félreértésnek.
• Kihívás: A nehezebb, de még elérhető célok motiválóbbak a „túl könnyű” vagy „általános” céloknál.
• Elfogadás: Ha érzelmileg is magadénak érzed a célt, sokkal elkötelezettebben dolgozol a megvalósításán.

A célkitűzés szorosan kapcsolódik az önhatékonysághoz, amelyet Albert Bandura (1997) írt le részletesen „Self-Efficacy: The Exercise of Control” című munkájában. Ha önmagad számára reálisan, de némiképp kihívást jelentő célokat fogalmazol meg, és közben támogatást is kapsz a szervezettől, az fokozza az önhatékonyság érzését. Ez az érzés magabiztosabbá tesz, és végső soron magasabb teljesítményhez vezet.

Szervezeti kultúra: a rejtett mozgatórugó

Lehet, hogy kiváló célrendszert állítasz fel, mégis nehézségekbe ütközhetsz, ha a vállalati kultúra nincs összhangban a céljaiddal. A kultúra olyan, mint egy láthatatlan erőtér, amely meghatározza, hogyan reagálnak az emberek a változásokra, mennyire nyitottak az új ötletekre vagy épp miként viszonyulnak a vezetői döntésekhez. Edgar H. Schein (2010) „Organizational Culture and Leadership” című művében bemutatta, hogy a kultúra mélyebb rétegei—az alapvető feltételezések, hiedelmek—lényegében meghatározzák a mindennapi viselkedést és a célokhoz való hozzáállást.

Ha a célok és a kultúra ütköznek, akkor még a legjobb menedzsmenttechnikák is csődöt mondhatnak. Például hiába próbálsz a csoportos kollaboráció felé mozdulni, ha a vállalatban már évek óta individualista légkör uralkodik, és a munkatársak nem bíznak egymásban. Ilyen helyzetekben a legelső lépés az, hogy a kultúraformálás és a céldefiníció egymással párhuzamosan történjen. Enélkül a teljesítmény valódi javulása váratni fog magára.

Szervezeti struktúra: a keret, amelyben a célokat megvalósítod

A szervezetek teljesítménye nem csupán az emberi tényezők függvénye. A formális szervezeti struktúra—vagyis a hierarchia, a hatáskörök és a felelősségi viszonyok—szintén befolyásolja, milyen könnyen lehet átültetni a célokat a napi gyakorlatba. A klasszikus kutatások (Burns és Stalker, 1961) különbséget tettek a „mechanikus” és az „organikus” struktúrák között. Előbbiek merevebbek, stabil környezetben hasznosak, utóbbiak pedig rugalmasabbak, a folyamatosan változó, innovatív iparágakban jobban teljesítenek.

Ha például egy centralizált vállalatban dolgozol, akkor a döntéshozatal főként a felsővezetőknél koncentrálódik, és neked kevés befolyásod lesz a célok alakítására. Ez gyors koordinációt eredményezhet, de csökkenti az alsóbb szintek bevonását. Ezzel szemben a decentralizált, laposabb hierarchiájú szervezetek több teret adnak a munkatársaknak, hogy részt vegyenek a célkitűzésben és a megoldások keresésében. Ilyenkor a motiváció és az elkötelezettség általában magasabb—ám szükség van egy jól átgondolt kontrollrendszerre, hogy a szervezet egésze következetesen haladjon a kitűzött irányba.

A célok beépítése a szervezettervezés folyamatába

Amikor szervezettervezésről beszélsz, valójában felülről lefelé és alulról felfelé haladva is össze kell hangolni a célokat. Egy vállalat felső szintjén általában a vízió, a misszió és a hosszú távú stratégiai célok születnek meg, míg a közép- és alsó szintű vezetők a saját területeikhez igazítják ezeket, operatív vagy taktikai célokra bontva. Néhány alapvető irányelv:

• Koherencia: Ügyelj rá, hogy a vállalati misszió és a stratégiai célok lebonthatók legyenek napi, heti, havi vagy negyedéves teendőkre. Így senki nem érzi, hogy „nincs keretben”.
• Egyszerűség: A célok legyenek érthetők és mérhetők. A túlzott bonyolultság elbizonytalanít, és rontja a hatékonyságot (Locke és Latham, 1990).
• Felelősség: Tisztázd, ki felel az egyes célokért. Ha nincs egyértelmű gazdája egy projektnek, feladatnak, akkor a szervezet könnyen átpasszolhatja a felelősséget egyik részlegtől a másikig.
• Bevonás: Engedd, hogy a csapatod tagjai is beleszóljanak a célok kialakításába. Ezzel erősíted az elfogadást és a belső motivációt.
• Folyamatos visszajelzés: Építs be olyan rendszeres megbeszéléseket, ahol nyíltan tudtok beszélni a célok aktuális státuszáról, nehézségekről, módosítási igényekről.

Vezetés és motiváció: a cél elérésének katalizátorai

A vezetői szerep döntő abban, hogy mennyire lesz sikeres a célok megvalósulása. Egy vezető egyszerre működik stratégaként, pszichológusként és mentorfiguraként. Ha csak utasításokat osztogat, nehezen várhat el valódi elkötelezettséget a csapattól. A transzformációs vezetés elmélete (Bass, 1985) rávilágít, hogy egy inspiráló vezető képes pozitívan befolyásolni a dolgozók értékrendjét és összpontosítását, összehangolva az egyéni célokat a szervezeti törekvésekkel.

Ha te vezetőként tevékenykedsz, törekedj a világos kommunikációra, az empátiára és arra, hogy meghallgasd a beosztottak visszajelzéseit. Nem elég egyszerűen „elvárni” a teljesítményt: a legjobb vezetők inspirálják a munkatársakat, lehetőséget adnak a fejlődésre, és együtt ünneplik a részsikereket. Ez a légkör támogatja a teljesítményt, és segít abban, hogy a szervezet zökkenőmentesen haladjon előre.

A célok kommunikációja és elfogadtatása

Még a legjobban átgondolt célok is kudarcot vallhatnak, ha rosszul kommunikálod őket. A szervezeti információáramlásnak folyamatosnak és átláthatónak kell lennie, mert a munkatársak csak akkor tudnak hatékonyan együttműködni, ha pontosan értik, mit, miért és hogyan kell tenni. A megfelelő platformok—csoportos meetingek, workshopok, céges chat-csatornák, intranet—mind arra szolgálnak, hogy ne maradjon el a szükséges információ.

Ügyelj arra, hogy a kommunikáció ne csak egyirányú legyen. Adj teret a kérdéseknek, a visszajelzéseknek és a kritikának is. Ez nemcsak a célok finomhangolásában segít, hanem abban is, hogy a munkatársak bevontnak érezzék magukat. A bevonódás pedig egyenes úton vezet a magasabb motivációhoz. Egy átláthatatlan, magyarázatok nélküli döntési folyamat épp az ellenkező hatást váltja ki: frusztrációt, passzivitást és a teljesítmény csökkenését.

Teljesítményértékelés és visszacsatolás: a fejlődés motorja

A szervezetek többsége alkalmaz valamilyen teljesítményértékelési rendszert, legyen az OKR (Objectives and Key Results), KPI (Key Performance Indicators) vagy más módszer. A lényeg, hogy ez a rendszer kapcsolódjon a tényleges célokhoz. Ha egy dolgozónak nem világos, hogy milyen mutatók alapján ítélik meg a munkáját, nehezebben fog koncentrálni arra, ami valóban számít.

„A rendszeres és támogató visszajelzés javítja a dolgozók elkötelezettségét és a munkahelyi elégedettséget.” (Hattie és Timperley, 2007)

A visszajelzés legyen kétirányú: ne csak a vezető jelezze, hogy hol tartasz, hanem te is közölhesd, milyen erőforrásokra van szükséged, milyen akadályokba ütköztél. Ez a kölcsönös kommunikáció teszi lehetővé, hogy a célok valóban fejlődjenek és az esetleges tévedések időben kiderüljenek. Ha látod, hogy a környezet vagy a piac változásai miatt módosítani kell a stratégiát, ne halogasd a változtatást—inkább igazítsd hozzá a célrendszert, ahelyett hogy ragaszkodnál egy elavult elképzeléshez.

Változásmenedzsment és alkalmazkodóképesség

A modern üzleti környezet gyorsan változik. Képzeld el, milyen tempóban jelennek meg az új technológiák, mennyire ingadozhat a piaci kereslet, és hogy a globális verseny milyen nyomást gyakorol a vállalatokra. John P. Kotter (1996) „Leading Change” című könyvében felhívja a figyelmet arra, hogy a sikeres változásmenedzsment egyik fontos lépése a szervezet minden szintjének bevonása és a közös jövőkép kialakítása. Ha te cégvezetőként vagy projektfelelősként működsz, nélkülözhetetlen, hogy ne tekintsd merevnek a céljaidat: inkább lásd őket olyan iránytűként, amelyet tudsz módosítani, ha azt a körülmények megkívánják.

Az „organikus” struktúrák (Burns és Stalker, 1961) éppen ezért alkalmasak a gyorsan változó közegre. Egy rugalmas szervezetben a célok is rugalmasan alakulnak, és a munkatársak jobban érzik, hogy részei egy közös alkotó folyamatnak. Így könnyebb elfogadni a változásokat, mert a közösség érti, hogy miért vált szükségessé egy-egy új irány vagy módosítás.

Csoportdinamika és közös célok

A modern szervezetekben gyakran alakulnak olyan projektek, ahol többféle szakmai háttérrel és különböző motivációkkal érkező emberek dolgoznak együtt. Ha ezeknek a csoportoknak nincsen egyértelmű közös célja, vagy nem definiálod világosan a csoporttagok szerepét, könnyen szétesik a munkafolyamat. A virtuális csapatoknál (Martins, Gilson és Maynard, 2004) ez a probléma még erősebb, mert a személyes találkozás hiánya tovább bonyolíthatja a kommunikációt.

Az eredményes csoportokban a tagok tisztában vannak a közös feladatokkal, felelősségekkel és a csoport normáival. Már a projekt elején érdemes tisztázni, hogy ki mely célért felel, és hogyan fogtok együttműködni a napi szintű koordinációban. Egy-egy csapatsiker vagy akár csak egy részfeladat teljesítése során se feledkezzetek meg a rövid értékelésről: mi ment jól, mi szorul fejlesztésre? Ha átláthatóvá teszed a folyamatokat, a csapat tagjai jobban megértik, hogyan járulnak hozzá a szervezet átfogó céljaihoz.

A marketing és a célok kapcsolata

Ha marketingesként vagy menedzserként dolgozol, szintén tapasztalhatod, hogy az ügyfelek vagy partnerek bevonása, célorientált megközelítése milyen sokat számít a piaci sikerben. Például egy kampány tervezése során nem elég csak annyit mondani, hogy „növelni akarjuk az eladásokat”. Számít, mennyivel akarod növelni, milyen időtávon belül, és milyen kommunikációs üzenetekkel. A marketingstratégia és a szervezeti célok összhangja azért előremutató, mert így a vállalat minden dolgozója tudja, miként támogatja a kampányt a saját szakterületén, legyen szó termékfejlesztésről, ügyfélszolgálatról vagy akár pénzügyekről.

Az egyértelmű marketingcélok szintén növelik a belső elkötelezettséget, hiszen jobban tudod mérni, hogy a befektetett munka milyen eredményekkel jár. Például egy e-mail marketing kampány esetében a mérőszám lehet a megnyitási arány, a kattintási arány vagy az értékesítésre gyakorolt hatás (ROI). Így az a csapat, amelyik a kampányon dolgozik, pontosan látja, hogy a cél eléréséhez milyen úton kell elindulnia, és könnyebben alkalmazkodik, ha valamiért módosítani kell a stratégia egy-egy elemét.

Az integrált megközelítés jelentősége

Ha végiggondolod a fent leírtakat, láthatod, hogy a teljesítmény és a célok kapcsolatát nem lehet pusztán egyetlen szemszögből vizsgálni. A pszichológiai tényezők (önhatékonyság, motiváció, célelfogadás) kéz a kézben járnak a formális menedzsmentkeretekkel (szervezeti struktúra, teljesítményértékelés, vezetői stílus), és mindezekre ráépül a vállalati kultúra, mint egy alapszintű erőtér, amely meghatározza az egyének és csoportok viselkedését.

Az átfogó konklúzió, hogy nem választhatod le a teljesítményt a célokról. Minél határozottabban és értelmesebben definiálod a céljaidat, annál nagyobb eséllyel hozol létre egy olyan szervezeti környezetet, ahol a munkatársak és a vezetők összhangban dolgoznak. A valóságban persze sokszor előfordul, hogy a kezdeti célok nincsenek teljesen összhangban a vállalati kultúrával vagy az emberek belső motivációjával. Ilyenkor a változásmenedzsment, a kultúraformálás és a rugalmas szervezettervezés lesz a következő lépés.

Nem csak egyféle helyes megoldás létezik, hiszen a szervezetek is különböznek egymástól. Ami azonban általánosan igaz: a jól megfogalmazott, reális, közösen elfogadott és a szervezet szövetébe illeszkedő célok robbanásszerűen javíthatják a teljesítményt.

Összefoglalás

A szervezeti magatartás és a szervezettervezés világában sok tényező befolyásolja, hogyan alakul a teljesítmény, de a célok szerepe kiemelkedő. A pszichológiai kutatások (Locke és Latham, 1990; Bandura, 1997) azt mutatják, hogy a konkrét, elfogadott, megfelelően kihívó célok javítják a dolgozók motivációját és eredményességét. Ehhez igazodik a szervezeti struktúra, ami vagy centralizált formában, vagy decentralizált, organikus módon segíti a célkitűzést és a döntéshozatalt (Burns és Stalker, 1961). A vállalati kultúra (Schein, 2010), a transzformációs vezetői magatartás (Bass, 1985) és a jól működő teljesítményértékelési rendszerek mind segítenek, hogy a célok valóban megvalósuljanak.

A változó gazdasági környezetben kulcs a rugalmasság: ha a körülmények átalakulnak, nem szégyen újratervezni, átértékelni vagy akár teljesen új célok mellett dönteni (Kotter, 1996). A lényeg, hogy a célok ne üres frázisként jelenjenek meg, hanem teljes mértékben integrálódjanak a szervezet mindennapi működésébe, legyen szó csoportos projektről, marketingkampányról vagy vállalati szintű stratégiai irányról. A tapasztalat és a kutatási eredmények azt mutatják, hogy ha a teljesítmény elmarad a várttól, érdemes elsőként megvizsgálni: valóban jók-e a kitűzött célok, és összehangban vannak-e a szervezet viselkedésével, kultúrájával és struktúrájával.

Felhasznált irodalom:

• Bandura, A. (1997). „Self-Efficacy: The Exercise of Control.” W. H. Freeman and Company.
• Bass, B. M. (1985). „Leadership and Performance Beyond Expectations.” Free Press.
• Burns, T., és Stalker, G. M. (1961). „The Management of Innovation.” Tavistock Publications.
• Hattie, J., és Timperley, H. (2007). „The Power of Feedback.” Review of Educational Research, 77(1), 81–112.
• Kotter, J. P. (1996). „Leading Change.” Harvard Business School Press.
• Locke, E. A., és Latham, G. P. (1990). „A Theory of Goal Setting and Task Performance.” Prentice-Hall.
• Martins, L. L., Gilson, L. L., és Maynard, M. T. (2004). „Virtual Teams: What Do We Know and Where Do We Go From Here?” Journal of Management, 30(6), 805–835.
• Schein, E. H. (2010). „Organizational Culture and Leadership.” 4. kiadás, Jossey-Bass.

Ha tetszett a cikk, támogasd a blogomat és vedd meg a könyvem.