Ha úgy érzed, hogy a jelenlegi marketing ügynökséged nem hozza azt a teljesítményt, amit elvárnál, vagy egyszerűen csak szeretnél új megközelítéseket és friss szemléletet behozni a vállalatod marketingtevékenységébe, akkor valószínűleg eljött az ügynökségváltás ideje. Ez nem egy hétköznapi lépés, hiszen az új partnerrel szoros munkakapcsolat alakul majd ki, és a marketingtevékenység eredményessége jelentős mértékben múlik a közös munkán. Az alábbiakban bemutatok egy átfogó útmutatót és hasznos tippeket, amelyek segítenek abban, hogy a váltás lehetőleg zökkenőmentes legyen, és hamar megmutatkozzanak az új együttműködés előnyei.

„Egy 2023-ban közzétett Digital Marketing Trends kutatás (Forbes Insights) szerint a vállalatok 58%-a tervezi újraértékelni marketingügynökségi kapcsolatait a következő 12 hónapban, hogy javítsa versenyképességét a gyorsan változó piaci környezetben.”

1. Gondold át az igényeidet és céljaidat

Mielőtt egyáltalán felkeresnél bármilyen marketing ügynökséget, érdemes nagyon pontosan meghatározni, mire is van szükséged. Fókuszálj azokra az üzleti és marketingcélokra, amelyeket el kívánsz érni. Néhány kérdés, amit érdemes végiggondolnod:

• Mely területeken szeretnél fejlődni? (Például: online hirdetések, közösségi média, SEO, tartalomkészítés, rendezvényszervezés stb.)
• Mit vársz az új ügynökségtől rövid és hosszú távon? (Gyors konverziónövekedést, márkaépítést, új termék piaci bevezetését stb.)
• Vannak-e speciális elvárásaid? (Például iparági tapasztalat, saját fejlesztői csapat, nemzetközi jelenlét stb.)

Ha előre tisztázod az elvárásaidat, az nagyban megkönnyíti a partnerkeresési folyamatot. Ráadásul később, amikor ajánlatokat és prezentációkat kapsz a lehetséges jelöltektől, egyszerűbb lesz eldönteni, ki felel meg leginkább ezeknek az igényeknek.

2. Végezz alapos piackutatást az ügynökségekről

Mivel a marketingügynökségek piaca rendkívül telített, nem mindegy, kire bízod vállalkozásod online és offline megjelenését. Több forrásból is tájékozódhatsz:

• Referenciák és portfóliók átnézése: A legtöbb ügynökség online is közzéteszi az esettanulmányait és referenciáit. Így képet kapsz arról, milyen projekteken dolgoztak, és milyen eredményeket értek el.
• Ismeretségi háló és szakmai fórumok: Kérdezd meg más vállalatok képviselőit, kollégákat, partnereket, esetleg szakmai csoportok tagjait a tapasztalataikról. A személyes ajánlások sokszor hitelesebb képet adnak egy ügynökség működéséről.
• Elérhető díjak és elismerések: Egyes ügynökségek számos szakmai díjjal rendelkeznek. Bár önmagában a díjak nem garantálják a sikert, jó jelzés lehet, hogy a szakmai közeg is elismeri a munkájukat.

Ne sajnáld az időt a kutatásra, hiszen a marketing kulcsfontosságú területeid egyike (például értékesítésnövelés, márkaépítés) múlik azon, hogy mennyire megbízható partnert találsz. Ha az ügynökségnek van iparági tapasztalata, az is hatalmas előnyt jelent, hiszen így nem kell minden sajátosságot nulláról elmagyaráznod.

3. Kérj ajánlatot, majd interjúztasd a jelölteket

Miután összeállítottál egy rövid listát azokról az ügynökségekről, amelyek szóba jöhetnek, kérj részletes ajánlatot tőlük. Ez az ajánlat tartalmazhatja például:

• A szolgáltatások konkrét körét (például SEO optimalizálás, PPC kampánykezelés, social media stratégia, rendezvények stb.)
• A közös munka tervezett ütemezését és lépéseit
• Árazást, fizetési ütemezést, esetleges óradíjakat vagy projektalapú díjakat
• Eddigi eredményeket és releváns referenciákat

Amikor kézhez kapod ezeket az ajánlatokat, érdemes őket összehasonlítani. Nem csak az ár a lényeg, hanem az is, hogy mennyire értik a te üzleti modelledet, iparágadat, és mennyire képesek testre szabott megoldásokat nyújtani. Ezt követően a legígéretesebb jelölteket hívd be egy személyes vagy online interjúra. Itt már nem csupán a formális bemutatkozás a cél, hanem hogy felmérd, hogyan kommunikálnak, milyen kérdéseket tesznek fel, és mennyire értik az üzleti céljaidat.

„Egy 2022-es HubSpot felmérés kimutatta, hogy a vállalatok 39%-a már az első megbeszélés során meg tudja állapítani, van-e összhang az ügynökséggel mind kultúra, mind szakmai hozzáállás terén.”

4. Ellenőrizd az ügynökség szakértelmét és releváns tapasztalatait

Bár a legtöbb ügynökség általános marketing ismeretekkel rendelkezik, nem mindegy, hogy ténylegesen mennyire ismerik a te szektorodat. Ha például B2B szoftvertermékeket árulsz, óriási különbség lehet aközött, hogy az ügynökségnek van-e tapasztalata ilyen jellegű kampányokban, vagy inkább B2C, e-kereskedelmi projekteket futtatott eddig. Kérd el tőlük néhány olyan projekt leírását, amely hasonló a tiédhez, és nézd meg, milyen eredményeket értek el.

• Szakterületi mélység: Vannak-e SEO, PPC, tartalommarketing, design vagy épp marketingautomatizálási specialisták a csapatban?
• Iparági példa: Tudnak-e olyan esettanulmányt mutatni, ami hasonlít a te projektedhez?
• Személyi összetétel: Milyen a csapat összetétele (projektmenedzser, kreatív szövegíró, kampánymenedzser, közösségimédia-szakértő stb.)?

Így elkerülhető, hogy olyan partnert válassz, aki ugyan általános marketinggel foglalkozik, de nincs elég mély rálátása a te területed sajátosságaira.

5. Az egyértelmű szerződési feltételek kialakítása

A szerződés a közös munka alapja. Ha ez nincs rendesen lefektetve, később komoly viták alakulhatnak ki. Fontos, hogy szerepeljen benne:

• Szolgáltatási kör: Pontosan milyen feladatokat végez majd az ügynökség?
• Időkeretek és mérföldkövek: Mikorra kell elkészülni a kampányokkal, stratégiákkal? Hogyan lesznek a státuszmeetingek?
• Díjazás és fizetési ütemezés: Óradíj vagy projektalapú díjazás van-e, mikor kell fizetned?
• Lemondási és szerződésbontási feltételek: Mennyi felmondási idő van, milyen kötbérek és jogi következmények lépnek életbe?

Minél részletesebb, annál kevesebb a félreértés lehetősége. Egyes cégek ragaszkodnak valamilyen SLA-hoz (Service Level Agreement) is, amely garantált teljesítménycélokat rögzít (például válaszidő e-mailekre, egy kampány ROI-célja stb.). Ez megnyugtató keretet biztosít mindkét fél számára.

6. Készítsd elő a zökkenőmentes átmenetet

Ha már döntés született, hogy új ügynökséggel dolgozol együtt, gondold át alaposan, hogyan biztosítod a régi és az új partner közötti átadás-átvétel folyamatát. Ez a fázis sokkal fontosabb, mint elsőre gondolnád. Ha ezt elmulasztod, lehetséges, hogy félkészen maradnak projektek, elvesznek adatok, jelszavak vagy információk, és az új ügynökségnek nehéz lesz a munkája.

Néhány hasznos lépés az átmenet megkönnyítéséhez:

1. Készíts részletes dokumentációt a folyamatban lévő kampányokról, futó hirdetésekről, közösségi média csatornákról, hozzáférésekről.
2. Szervezz közös meetinget a régi és az új ügynökséggel, ha szükséges. Előfordulhat, hogy nem akarnak együttműködni, de az ügy érdekében javasolt legalább e-mailben tisztázni az átvétel menetét.
3. Készíts feladatlistát, hogy ki, mikorra és milyen felelősségi körrel dolgozza ki a kampányok, hirdetési fiókok, kreatív anyagok átadását.

Az ilyen precíz átadás sokkal gyorsabb eredményeket hoz az új ügynökség munkájának megkezdésekor, és kevesebb stresszt jelent a vállalkozásod számára.

7. Kövesd nyomon az eredményeket és értékeld a teljesítményt

Amikor már beindult a közös munka az új ügynökséggel, nem dőlhetsz hátra teljesen. Kritikus, hogy rendszeresen ellenőrizd az eredményeket, figyeld a mérőszámokat és tarts velük státuszértekezleteket. Tisztázzátok, milyen KPI-ok (Key Performance Indicators) alapján mértek eredményeket. Például:

• Lead-ek száma, minősége
• Weboldal forgalma (organikus, fizetett, referral stb.)
• Konverziós arány
• Kampány ROI (Return On Investment)
• Visszapattanási arány (bounce rate)
• Átkattintási arány (CTR) hirdetéseknél

Ezekkel a mutatókkal folyamatosan képet kaphatsz, hogy a kitűzött célokat mennyire sikerül teljesíteni, és ha bármilyen probléma jelentkezik, már a korai szakaszban be lehet avatkozni.

„Egy 2023-as, az ESADE Business School által végzett kutatás szerint a szervezett és átlátható KPI-menedzsment akár 25-30%-kal is javíthatja egy új marketingügynökséggel való együttműködés eredményességét az első évben.”

8. Légy türelmes és rugalmas

Ne feledd, hogy minden ügynökségnek kell egy kis idő, amíg belerázódik az új projektbe, megismeri a márka hangját, a belső folyamatokat és a piaci környezetet. Ezért fontos:

• Türelem: Adj nekik és magadnak is elegendő időt, amíg kialakul egy hatékony munkamódszer és a kampányok lendületbe jönnek.
• Rugalmasság: Ha az ügynökség olyan javaslatokkal áll elő, amelyek elsőre szokatlannak tűnnek, ne utasítsd el őket azonnal. Lehet, hogy épp új, innovatív ötletekkel tudnak segíteni.
• Nyílt kommunikáció: Bármi fennakadás van, vagy valami nem tetszik, mondd el, és próbáljátok közösen megoldani a problémát.

Az eredmények ritkán jönnek egyik napról a másikra, főleg, ha komplex, többcsatornás kampányokat futtattok. Az indulásnál előfordulhat, hogy finomhangolni kell a stratégiát, a célzást vagy épp a kreatívokat. Ez teljesen normális folyamat.

Vélemény és előremutatás

Mint marketingszakértő és vezető, úgy látom, hogy a marketing ügynökség váltása akkor a leghatékonyabb, ha a vállalat világosan látja a saját céljait, és olyan partnerrel dolgozik, aki nem csupán „beszállító”, hanem igazi stratégiai szövetséges. A kapcsolat sikere nagyban függ attól, hogy mennyire áll össze a kémia az ügynökség és a belső csapat között, valamint hogy mennyire nyitottak mindkét oldalon az új ötletekre és a folyamatos tanulásra.

Érdemes tudatosan kezelni azt a folyamatot, amikor új ügynökséget hozol a fedélzetre, és nem ragaszkodni csupán a „megszokott” megoldásokhoz. Az új partner valószínűleg friss szemmel és külső perspektívával fog rálátni a vállalkozásodra – lehetnek jó ötletei, amelyekre esetleg nem gondoltál. Persze, fontos, hogy a végeredmény ne legyen teljesen idegen a már meglévő márkaidentitástól vagy a céges kultúrától, ezért a rendszeres egyeztetések, közös workshopok és a transzparens KPI-rendszer elengedhetetlenek a kölcsönös sikerhez.

Összegzés

A marketing ügynökség váltása nem egyik napról a másikra történik, és komoly átgondolást, tervezést igényel. A siker kulcsa, hogy:

• Először pontosan fogalmazd meg a céljaidat és igényeidet.
• Kellően utánanézz a lehetséges partnereknek, referenciáknak és szakmai tapasztalatnak.
• Világosan rögzítsd a szerződési feltételeket, beleértve a lehetséges felmondási módokat is.
• Figyelj a zökkenőmentes átmenetre: gyűjtsd össze a futó projektek adatait, és rendezetten add át az új csapatnak.
• Folyamatosan mérd és értékeld a közös munka eredményét, készülj fel a finomhangolásokra.
• Maradj türelmes és nyitott az új módszerekre, ötletekre.

Ezekkel a lépésekkel nagy eséllyel olyan partnerrel fogsz együtt dolgozni, aki tényleg hozzá tud járulni a növekedésedhez, és segít új szintre emelni a marketingstratégiádat. Lehet, hogy az első hetekben vagy hónapokban még alkalmazkodni kell az új folyamatokhoz, de ha megfelelően választottál, a befektetett energia hamar megtérül. Így a váltás nemcsak rövid távon, hanem hosszabb időtávon is lendületet adhat a vállalkozásodnak, és újra felépíthet egy modern, versenyképes marketinggépezetet.

Ha tetszett a cikk, támogasd a blogomat és vedd meg a könyvem.